Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu henkilötietojen käsittelyä Koivusaaren Pursiseura ry:ssä (KoPu) sekä KoPun verkkopalveluissa. Tietojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) asettamia vaatimuksia.

  1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Koivusaaren Pursiseura ry
Verkkosivut: http://www.kopu.fi
Osoite: Vaskisalmenkuja 10, 00200 HELSINKI
Sähköposti: kommodori@kopu.fi

  1. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Rekisteriasioihin liittyvissä kysymyksiin vastaa Koivusaaren Pursiseuran sihteeri: sihteeri@kopu.fi

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus

Jäsenrekisteri

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Jäsenten yhteystietoja ja seuran rekisterissä olevien veneiden tietoja käytetään veneen omistajan tavoittamiseen esimerkiksi jos laiturissa oleva vene on vaarassa muuttuvien sääolojen takia tai haitaksi muille veneille. Koska jäsenet suorittavat seuran satamassa vartiointivuoroja, jäsenluettelo postitetaan kaikille jäsenille vuosittain. 

Jäsenluettelosta tulostetaan jäsenkokouksiin äänioikeutettujen jäsenten luettelo, sekä venettä seuran laiturissa pitävien jäsenten luettelo vartiovuorolistaa ja venepaikkatietoja varten.

Tietoja säilytetään Suomen Purjehdus- ja  Veneilyliiton sähköisessä palvelussa Suulissa, josta seuran toimihenkilöt ottavat tarvittaessa listauksen kokouskutsuja, muita postituksia tai yllämainittua jäsenluetteloa varten. Jäsenrekisteriin liittyviä tietoja voidaan myös siirtää ja käsitellä tässä selosteessa listattujen KoPun palveluntarjoajien kautta.

Jäsen voi kieltää yhteystietojensa julkaisun kesän jäsentiedotteessa olemalla yhteydessä seuran sihteeriin sähköpostilla sihteeri@kopu.fi.

Jäsentietoja julkaistaan myös seuran jäsenjulkaisuissa (KoPuttaja ja VeMu), jotka arkistoidaan sähköisesti seurahistorian ylläpitämiseksi.

Sähköiset palvelut

KoPu tarjoaa osan palveluistaan sähköisenä, joista osa on myös yhdistyksen ulkopuolisten vierailijoiden käytettävissä verkkosivujen kautta. Palvelujen kautta käyttäjä voi ilmoittaa henkilötietojaan esimerkiksi täyttämällä lomakkeen tai jättämällä kommentin sivuille. Itse antamasi tiedon lisäksi voimme kerätä palvelusta havainnoituja ja johdettuja tietoja. Näitä tietoja ovat esimerkiksi IP-osoitteesi, maantieteellinen sijaintisi, käyttämäsi selaintyyppi, tulotapa sivustolle ja katsomasi sivut. 

Kilpailurekisterit

KoPu järjestää erilaisia kilpailuja, mukaan lukien Helsinki-Tallinna Race (HTR), joita varten pidetään yllä ilmoittautumiseen perustuvaa kilpailurekisteriä. Ilmoittautumisen yhteydessä kerätään kilpailun järjestämisen kannalta tarpeelliset henkilötiedot. Henkilötietoihin sisältyy ilmoittautuneen omien tietojen lisäksi tiedot veneestä sekä miehistöstä. 

  1. Mitä tietoja keräämme?

Jäsenrekisteri

Jäsenistä kerätään ja tallennetaan jäsenrekisteriin seuraavat tiedot:

  • Henkilötiedot (esim. Nimi ja kotipaikka)
  • Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
  • Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
  • Jäsen-, laituri- ja telakointimaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
  • Veneilijäjäseneltä veneen yksilöinti- ja kokotiedot

Kilpailurekisterit

KoPu:n järjestämien kilpailujen ilmoittautumisista kerätään seuraavat tiedot kilpailurekisteriin:

  • Ilmoittautuneen henkilötiedot (mukaanlukien etunimi, sukunimi, ikä)
  • Ilmoittautuneen osoite- ja yhteystiedot (mukaan lukien maa, postiosoite, puhelinnumero)
  • Veneen tiedot (mukaan lukien purjenumero, nimi, veneen tyyppi)
  • Yritysveneiden osalta kerätään myös veneen tietojen lisäksi: yhteyshenkilön tiedot sekä laskutustiedot
  • Miehistön tiedot ja rooli veneessä (mukaan lukien nimi, syntymäaika) 
  • Automaattisesti kerättävät lokitiedot (mukaan lukien IP-osoite ja aikaleima)

Ilmoittautumistietoja säilytetään korkeintaan kaksi vuotta. Tietoja voidaan julkaista osallistuja- ja tulosluetteloissa KoPu:n sivuston lisäksi myös: jäsenlehdessä, vuosikertomuksessa ja sosiaalisessa mediassa. Osallistuja- ja tulosluetteloita KoPu säilyttää toistaiseksi.

Sähköiset palvelut

Edellä mainittujen lisäksi sähköisissä palveluissa voidaan kerätä myös muuta KoPun järjestämiin tapahtumiin ja palveluihin liittyvää tietoa, mukaan lukien:

  • Käyttäjän itse ilmoittamat tiedot (esimerkiksi lomakkeet)
  • Evästeet
  • Analytiikka
  1. Rekisterin tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella internetissä, sähköpostitse, puhelimella tai muulla tavalla. 

Sähköisiin palveluihin tiedot kerätään palveluiden käyttäjän toimesta, esimerkiksi vierailemalla sivustolla tai täyttämällä lomake. Tietoja voidaan myös siirtää jäsenrekisteristä mikäli käsittely sitä edellyttää. 

  1. Rekisterin suojaus, tietojen luovutus ja siirto

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa nimenomaisella suostumuksellasi esimerkiksi kolmannen osapuolen tarjoamaan palveluun liittyen.

KoPu saattaa käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia palvelujen tuottamiseen jäsenilleen ja muille palveluiden käyttäjille, analytiikkaan, viestintään sekä muihin vastaaviin tarkoituksiin. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa KoPu:n alihankkijoille ja palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun ne osallistuvat KoPun palvelujen toteuttamiseen ja tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.

KoPu pyrkii toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietosi ensisijaisesti EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluja hyödyntäen. KoPu:n palveluja saatetaan kuitenkin joissakin tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevia toimijoita, palveluja ja palvelimia käyttäen ja tällöin henkilötietoja saatetaan siirtää eri maiden välillä. Tällaiset siirrot voivat sisältää henkilötietojen luovutuksia EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sellaisiin maihin, joiden henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa Suomen lain vaatimuksista. KoPu huolehtii tällöinkin henkilötietojesi suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja niin, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa myös toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.

KoPu pidättää itsellään oikeuden käyttää anonymisoituja tietoja vapaasti sekä luovuttaa näitä tietoja kolmansille osapuolille oman yksinomaisen harkintansa mukaisesti.

  1. Tietojen säilytysaika

Kerättyjä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina niiden tässä selosteessa kuvatun käyttötarkoituksen kannalta. Kun henkilötietojesi käsittelyperuste on päättynyt, poistamme henkilötietosi.

  1. Pääsy tietoihin

Sinulla on lain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet. Voit myös milloin tahansa pyytää tietojesi korjaamista, päivittämistä, muutosta tai poistoa. Tällaiset pyynnöt tulee lähettää sähköpostiosoitteeseen sihteeri@kopu.fi. Voimme kieltäytyä toteuttamasta pyyntöjä, jotka toistuvat kohtuuttomissa määrin tai systemaattisesti, vaativat suhteettomia teknisiä toimenpiteitä, vaarantavat muiden henkilöiden yksityisyyttä, ovat edellytys palvelun toiminnan kannalta tai koskevat tietoja, joihin käsiksipääsy ei muuten ole vaadittua. 

  1. Ulkopuoliset tietojen käsittelijät (kolmannet osapuolet)
NimiTietojen käsittelyn tarkoitusEU:n ulkopuolinen toimija
Google LLCPilvipalveluntarjoajaX
SiteGroundWeb-sivuston palveluntarjoaja
PaytrailMaksupalveluiden tarjoaja
Digital OceanPilvipalveluntarjoaja
Manage2sail.comKilpailurekisterin palveluntarjoaja